Allgemeine Datenschutzhinweise
HelvGguard erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten, um Beratungsleistungen zur Prüfung von Data Processing Agreements (DPA) effizient und rechtssicher zu erbringen. Wir halten uns an geltende Datenschutzbestimmungen und behandeln Ihre Daten vertraulich. Zweckmäßige technische und organisatorische Maßnahmen werden eingesetzt, um einen angemessenen Schutz Ihrer Informationen zu gewährleisten. Bei Fragen zur Verarbeitung oder zur Ausübung Ihrer Rechte steht unser Datenschutzkontakt zur Verfügung.
Begriffsbestimmungen
Zur besseren Verständlichkeit erläutern wir die in dieser Erklärung verwendeten Begriffe in einfacher Form. Diese Definitionen orientieren sich an üblichen Datenschutzstandards und erleichtern die Einordnung unserer Maßnahmen.
Datenerhebung
Wir erheben nur die Daten, die zur Erbringung unserer Leistungen erforderlich sind. Die Erhebung erfolgt transparent und mit klaren Zwecken, beispielsweise zur Vertragsprüfung, Kommunikation und Abrechnung.
Daten, die Sie uns mitteilen
Wenn Sie uns kontaktieren oder unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, erheben wir üblicherweise folgende Daten, um effizient und zielgerichtet arbeiten zu können:
- Name und Funktion der Kontaktperson
- Firmenname, Geschäftsadresse und Unternehmensidentifikationsnummer
- E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Korrespondenzinhalte
- Vertragsunterlagen, inklusive Data Processing Agreements und ergänzender Dokumente
- Informationen zur Auftragsverarbeitung und technischen Maßnahmen des Dienstleisters
- Abrechnungs- und Zahlungsinformationen, soweit relevant
Automatisch erfasste Daten
Beim Besuch unserer Website erfassen wir in eingeschränktem Umfang technische Nutzungsdaten, die für den Betrieb und die Verbesserung unserer Dienste notwendig sind.
- IP-Adresse (in anonymisierter oder gekürzter Form soweit möglich)
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Seitenaufrufe und Navigationspfade auf der Website
- Browsertyp und Betriebssystem
- Fehlermeldungen und Leistungsdaten zur Fehlerbehebung
- Einstellungen zur Cookie-Einwilligung
Daten von Dritten
Gelegentlich erhalten wir Informationen von Dritten, etwa von Partnerfirmen oder öffentlichen Registern, wenn dies zur Sachbearbeitung erforderlich ist.
- Relevante Unternehmensdaten aus öffentlichen Registern
- Kontaktinformationen, die uns Geschäftspartner zur Verfügung stellen
- Informationen von eingesetzten technischen Dienstleistern zur Fehleranalyse
Verarbeitungszwecke
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zu klar definierten Zwecken, um Ihnen professionelle Unterstützung bei DPA-Prüfungen zu bieten:
- Durchführung rechtlicher Analysen und Erstellung von Prüfberichten
- Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern und deren Vertretern
- Erstellung von Vertragsmustern und Änderungsvorschlägen
- Abrechnung und administrativer Geschäftsverkehr
- Verbesserung unserer Dienstleistungen und Qualitätskontrolle
- Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen und interner Richtlinien
- Sicherstellung der IT-Sicherheit und Betriebskontinuität
- Erfüllung berechtigter Interessen, z. B. zum Schutz vor Missbrauch
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung beruht auf rechtlich zulässigen Grundlagen, die je nach Verarbeitungszweck variieren. Wir halten uns an anwendbare schweizerische Datenschutzvorschriften und berücksichtigen EU-Recht, soweit es einschlägig ist.
- Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen
- Rechtliche Verpflichtungen nach geltendem Recht
- Berechtigte Interessen von HelvGguard, z. B. zur Sicherstellung des Geschäftsbetriebs
- Einwilligung, sofern ausdrücklich eingeholt und dokumentiert
Anwendbares Datenschutzrecht
Für Fälle, in denen EU-Datenschutzrecht Anwendung findet, richten wir uns nach den relevanten Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und ergänzen dies durch Maßnahmen gemäß Schweizer Recht.
- Transparente Information über Verarbeitungstätigkeiten bei EU-Bezug
- Nutzungs- und Übermittlungsbeschränkungen bei grenzüberschreitenden Datenflüssen
- Dokumentation technischer und organisatorischer Maßnahmen
- Unterstützung bei Auskunftsanfragen und Betroffenenrechten
- Vertragsprüfungen mit Drittanbietern in Hinblick auf Datensicherheit
- Prüfung von Standardvertragsklauseln und geeigneten Garantien
Cookies und ähnliche Technologien
Unsere Website verwendet Cookies, um grundlegende Funktionen bereitzustellen, die Nutzung zu analysieren und Präferenzen zu speichern. Sie können die Verwendung einschränken oder ablehnen; dies kann jedoch die Funktionalität beeinträchtigen.
Wir unterscheiden notwendige Cookies (z. B. Sitzungsverwaltung), funktionale Cookies (z. B. Spracheinstellungen) und analytische Cookies zur Verbesserung des Angebots.
Notwendig: erforderlich für die Website-Funktionalität. Funktional: speichern Präferenzen. Analyse: helfen uns, die Nutzung zu verstehen und Inhalte zu optimieren.
Sie können Ihre Cookie-Einstellungen über die Cookie-Einstellungen auf der Website anpassen oder Cookies in Ihrem Browser verwalten und löschen. Einzelne Kategorien lassen sich deaktivieren, ohne essentielle Funktionen zu blockieren.
Details zur Cookie-Nutzung
Weitergabe von Daten
Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies zur Vertragserfüllung oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, oder wenn ein berechtigtes Interesse besteht.
- Externe Rechts- und Beratungspartner zur fachlichen Prüfung
- Technische Dienstleister (Hosting, E-Mail, Analyse) mit geeigneten Schutzmaßnahmen
- Behörden, sofern gesetzlich verlangt
- Zahlungsdienstleister für Abrechnungszwecke
- Potenzielle Käufer oder Unterstuetzer im Falle eines Geschäftsübergangs unter Wahrung der Vertraulichkeit
- Sonstige Dritte nur nach schriftlicher Zustimmung oder bei rechtlicher Verpflichtung
Internationale Datenübermittlungen
Bei Übermittlungen in Drittstaaten prüfen wir die rechtlichen Voraussetzungen und ergreifen geeignete Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.
Als Schutzmaßnahmen nutzen wir Standardvertragsklauseln, verbindliche Unternehmensregeln oder prüfen, ob ein angemessenes Datenschutzniveau durch lokale Vorschriften gegeben ist.
Aufbewahrung von Daten
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
Kundendaten werden mindestens für die Dauer der Geschäftsbeziehung und anschließend für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungspflichten aufbewahrt.
Kommunikationsverläufe werden solange gespeichert, wie es für die Bearbeitung von Anfragen notwendig ist oder gesetzliche Pflichten bestehen.
Technische Protokolle und Sicherheitslogs werden für Fehleranalyse und Sicherheitszwecke in anonymisierter oder eingeschränkter Form archiviert und nach einem definierten Zeitraum gelöscht.
Wenn Daten nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mehr bestehen, werden sie sicher gelöscht oder anonymisiert.
Sicherheit der Datenverarbeitung
HelvGguard setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit personenbezogener Daten zu schützen. Dazu gehören Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung relevanter Daten bei Übermittlung und Speicherung sowie regelmäßige Prüfungen der Sicherheitsmaßnahmen. Risiken werden bewertet und Maßnahmen entsprechend angepasst, um einen verantwortungsvollen Umgang mit Ihren Daten sicherzustellen.
- Verschlüsselte Datenübertragung und -speicherung: Wir setzen aktuelle Verschlüsselungsstandards ein, um personenbezogene Daten während der Übertragung und im Ruhezustand zu schützen.
- Zugriffs- und Rollenmanagement: Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf autorisierte Mitarbeitende beschränkt und wird über rollenbasierte Kontrollen und Protokollierung überwacht.
- Regelmässige Überprüfungen und Incident-Response: Wir führen regelmäßige Sicherheitsprüfungen durch und haben definierte Prozesse zur schnellen Reaktion bei Sicherheitsvorfällen.
Rechte der betroffenen Personen
Als betroffene Person haben Sie mehrere gesetzlich verankerte Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. HelvGguard unterstützt Sie bei der Ausübung dieser Rechte und erklärt, wie Sie Anfragen einreichen können.
- Recht auf Auskunft: Sie können Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten sowie deren Verarbeitungszwecke verlangen.
- Recht auf Berichtigung: Unrichtige oder unvollständige Daten können Sie zur Korrektur melden.
- Recht auf Löschung: Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer Daten beantragen.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können unter bestimmten Bedingungen eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen, etwa während der Prüfung von Einwänden.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt, können Sie die Übertragung Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen Format verlangen.
- Widerspruchsrecht: Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, sofern einschlägige gesetzliche Voraussetzungen vorliegen.
- Widerruf der Einwilligung: Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
- Beschwerderecht: Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Daten nicht korrekt verarbeitet werden, können Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen.
So reichen Sie einen Antrag ein
Um eines Ihrer Rechte geltend zu machen, senden Sie bitte eine formlose Anfrage mit Ihrer Identität zu Nachweiszwecken an unsere Kontaktadresse. Wir prüfen Ihr Anliegen zügig und informieren Sie über die weiteren Schritte.
Antwortfrist: Wir bemühen uns, Anfragen innerhalb von 30 Kalendertagen zu beantworten. Bei komplexen Anfragen kann diese Frist angemessen verlängert werden; Sie werden darüber informiert.
Marketing und Direktwerbung
Wir verwenden Kontaktdaten nur für Informationen, Angebote oder Einladungen, wenn Sie dem zugestimmt haben oder eine gesetzliche Grundlage besteht. Personalisierte Werbung wird nur mit Ihrer Einwilligung erstellt.
Abmeldung: In jeder Marketingkommunikation finden Sie eine einfache Möglichkeit, sich abzumelden. Alternativ kontaktieren Sie uns direkt, um Werbezustimmungen zu widerrufen.
Daten von Minderjährigen
Unsere Dienste richten sich in erster Linie an Unternehmen und rechtsfähige Organisationen. Wenn wir wissentlich Daten von Minderjährigen erhalten, werden wir angemessene Schritte unternehmen, um diese Daten zu löschen oder die Zustimmung der gesetzlichen Vertreter einzuholen.
Links zu Drittanbietern
Unsere Website kann Links auf Angebote Dritter enthalten. Für Inhalte und Datenschutzpraktiken dieser Dritten sind sie selbst verantwortlich; prüfen Sie deren Datenschutzhinweise vor der Nutzung.
Änderungen an dieser Datenschutzerklärung
Wir aktualisieren unsere Datenschutzerklärung bei Bedarf, um rechtliche Änderungen oder Anpassungen unserer Prozesse zu reflektieren. Wesentliche Änderungen kommunizieren wir auf der Website und, wenn relevant, direkt an betroffene Kontakte.